Gerade für Messe-Neulinge wirft der erste Messeauftritt einige Fragen auf: Wann beginne ich mit der Vorbereitung? Welche Kosten entstehen? Wie buche ich eine Messe? Aber auch für Aussteller mit ein paar Messeauftritten auf dem Buckel ist es immer wieder eine neue Herausforderung. Wir haben in sechs Schritten zusammengefasst, wie Ihr nächster Messeauftritt zu einem Erfolg wird.
Schritt 1: Die Auswahl der richtigen Messe
Bei der Frage nach der richtigen Messe, muss zuerst danach gefragt werden, welche Ziele Sie bei Ihren Messeauftritten verfolgen. Wollen Sie potenzielle Kunden kennenlernen, Stammkunden pflegen, Produktneuheiten präsentieren oder Ihr Image verbessern? Von der Wahl der Messeziele hängt Ihre gesamte Messeplanung ab. Vom Messestanddesign über die Besuchereinladung, bis hin zur Auswahl des Messeteams.
Wer klare Ziele definiert, kann im Nachhinein messen, ob der Messeauftritt Erfolgreich war. Wie viele Kontakte sind zustande gekommen, wie viele Newsletter wurden verschickt, welche Aufträge sind zustande gekommen? Wer konkrete Ziele definiert und nach dem Auftritt abgleicht, weiß was er nächstes Mal besser machen sollte.
Folgende Fragen sollten Sie sich bei der Auswahl der Messeveranstaltung stellen:
- Passt die Messe zu meinem Produkt- und Dienstleistungsportfolio?
- Ist meine Zielgruppe auf der Messe anzutreffen?
- Wie steht es um die Besucherzahl und den Bekanntheitsgrad der Messe?
- Ist meine Konkurrenz auch auf der Messe vertreten?
Nachdem die Auswahl der Messeveranstaltung getroffen wurde, stellt sich die Frage wie viel Geld das Unternehmen investieren möchte. Für eine Übersicht sorgt ein Budgetplan der alle Kosten im Rahmen der Messe aufführt.
- Standmiete und Betriebskosten (Strom, Wasser, Entsorgung
- Kosten für den Messebau
- Kosten für Vor-Ort-Service wie Essen, Kommunikationsmaterial und Geschenke
- Kosten für Logistik
- Personal- und Reisekosten (Kalkulatorische Kosten für Mitarbeiter, externe Mitarbeiter, Hotel)
- Sonstiges (Schulung des Messeteams)
Planen Sie sicherheitshalber noch eine Puffer für unvorhersehbare Kosten ein.
Schritt 2: Die Messevorbereitung
Kommunizieren Sie Ihren Messeauftritt! Nutzen Sie die E-Mail-Signatur und Ihren Newsletter. Nutzen Sie Ihre Webseite und Social Media um auf Ihren Auftritt hinzuweisen. Schalten Sie Anzeigen in den wichtigsten Medien. Locken Sie zusätzliche Besucher durch Verlosungen an Ihren Messestand. Verschicken Sie Einladungen oder lassen Sie Ihr Vertriebsteam Neukunden identifizieren und telefonisch akquirieren. Machen Sie bei einer Zusage direkt einen Termin aus.
Schritt 3: Das Messesstand-Konzept
Wichtig zu beachten, nicht alle Besucher wollen angesprochen werden. Vielmehr möchten Sie sich erst einen Eindruck über das Angebot verschaffen. Prospekte und Kataloge sind ein sehr unverbindliche Möglichkeit, diesen Besuchern trotzdem etwas anzubieten. Kleine Snacks und Getränke werten die Atmosphäre auf und eigenen sich gut als Einleitung. Der richtige Zeitpunkt für die Ansprache ist entscheidend.
Der Einsatz von Multimedia wie z.B. Touchscreens, Videos und Slide-Shows machen den Besuch Ihres Messestandes zu einem interaktiven Erlebnis für alle Sinne. Messestandbesucher können so Produkte zum Teil direkt ausprobieren oder Produktinformationen selbständig abrufen und so entscheiden, was für sie relevant ist. Viele moderne Messestände setzen auf Laufsprecher, Monitore und Tablet-Ständer um Leads zu generieren.
Neuigkeiten und Messe-Sonderangebote können dazu genutzt werden, dem Kunden einen echten Mehrwert zu liefern. Präsentieren Sie Ihren Kunden neue Produkte, Innovationen oder Sonderangebote um ihr Interesse zu wecken und ins Gespräch zu kommen.
Bleiben Sie in Erinnerung. Die einfachste Möglichkeit besteht darin Ihren Kunden etwas mitzugeben. Ein Tag auf der Messe kann für die Besucher anstrengend sein, weshalb Sie besonders die Zeit nach der Messe nutzen können, um Sie erneut ins Gespräch zu bringen. Neben Flyern und Informationsbroschüren eignen sich auch kleine Werbegeschenke, die mit dem eigenen Firmenlogo versehen sind.
Erfahren Sie mehr über unserer Leistung im Bereich Messebau oder kontaktieren Sie uns unverbindlich um sich für Ihren nächsten Messeauftritt beraten zu lassen.
Schritt 4: Die richtigen Mitarbeiter für den Messeauftritt auswählen
Schulen Sie Ihr Messeteam im Bereich Gesprächsführung, Produktpräsentation, Infomaterial und die schriftliche Dokumentation von Gesprächen. Essen oder das Benutzen des Smartphones am Messestand wirkt uneinladend. Namensschilder wirken professionell und ermöglichen eine leichtere Ansprache. Ein Messestand ist schlussendlich nur so gut wie sein Team.
Schritt 5: Anreise und Messetage
Anschließend sollten Sie sich darum kümmern, dass alle Ausstellungsstücke das Messegelände rechtzeitig erreichen. An manchen Messestandorten ist die Zufahrt nur zugelassenen Logistikunternehmen vorbehalten, dies muss vor der Beauftragung abgeklärt sein. Denken Sie auch an den Rücktransport der Materialien nach dem Ende der Messeveranstaltung.
Schritt 6: Nach der Messe ist vor der Messe
Als Full-Service Messebauer sind wir darauf spezialisiert unseren Kunden alle Leistungen rund um einen erfolgreichen Messeauftritt anzubieten. Kontaktieren Sie unverbindlich für weitere Informationen.
