6 Tipps und Verhaltensregeln für einen erfolgreichen Messeauftritt
Das Standpersonal ist gleichermaßen repräsentativ für ein Unternehmen wie der gewählte Messestand. Folglich ist es wichtig, sein Messestandpersonal – sei es intern, durch Mitarbeiter des Unternehmens aufgestellt, oder durch externes Personal ergänzt – professionell vorzubereiten. Im Vorfeld sollten Schulungen im Unternehmen, für das Messestandteam organisiert werden, in denen Ziele und Aufgabenbereiche während der Messe klar verteilt und definiert werden.
Tipp 1: Messeerfolg beginnt mit dem richtigen Briefing des Messestandteams
Beginnen wir mit dem äußeren Erscheinungsbild für das Messestandpersonal: Dieses sollte gepflegt und an seine Zielgruppe angepasst sein. Ein einheitlicher Look durch Unternehmensfarben und/ oder Logos auf der Kleidung, erleichtert den Besuchern das Erkennen des Messestandpersonals. Es versteht sich von selbst, dass das Messepersonal am Messestand pünktlich und ausgeruht erscheint, wenn auch der Messeparty am Vorabend ein Besuch abgestattet wurde. Namenschilder erleichtern den Messebesuchern die Kontaktaufnahme. Das Wichtigste ist aber natürlich, dass das Messepersonal stets freundlich bleibt – selbst wenn es mal etwas stressiger zugeht.
Tipp 2: Verhaltensregeln für das Messepersonal auf dem Messestand
Private Unterhaltungen mit Kollegen/innen und natürlich auch der Gebrauch von Handys sollten vermieden werden, um die volle Aufmerksamkeit potentiellen oder bereits bestehenden Kunden widmen zu können. Außerdem empfiehlt es sich seine Mittagspause bzw. das Essen möglichst nicht am Messestand abzuhalten. Es ist äußerst unangenehm, jemanden der gerade isst anzusprechen und nach Informationen zu fragen. Das Messepersonal sollte daher einen Messepausenplan erstellen, in dem Beginn und Ende der Pause eingetragen werden, damit es am Messestand nicht zu einer Unterbesetzung des Personals kommt.
Tipp 3: Lieber zu viel Personal, als zu wenig. Hier gilt: Mehr ist mehr!
Wie schon in Tipp 2 erwähnt, ist es äußerst wichtig, nicht nur während der Pausen immer für genügend Personal am Messestand zu sorgen, sondern auch während der gesamten Messe. Die Größe des Messeteams ergibt sich aus den unterschiedlichen Verantwortungsbereichen. Man benötigt kompetentes Messepersonal, das
- Gespräche mit dem Kunden führt
- Laufkundschaft anspricht, Kunden begrüßt und zu dem entsprechenden Fachpersonal führt
- Messebesucher mit Getränken und evtl. kleinen Snacks versorgt, um Wartezeiten für einen Fachberater zu überbrücken
- Gespräche terminiert
- neue Messekontakte bereits während der Messe in die Datenbank einpflegt
- sich immer um die Auslage und Bereitstellung von genügend Infomaterial und Flyern kümmert.
Tipp 4: Vor der Messe ist während der Messe – für ein aktives professionelles Messeteam
Jeder einzelne Mitarbeiter, vom Fachexperten bis hin zur Hostess, muss im Vorfeld mit dem ausliegenden Infomaterial vertraut sein, um eine unnötige Weiterleitung an das Fachpersonal zu vermeiden. Das gilt auch für die Gesprächsführung, die nicht länger als 30 Minuten dauern sollte. Ansonsten empfiehlt es sich immer, einen Termin zu vereinbaren. Das Messeteam sollte vor Beginn der Messe, seine Kunden persönlich zu ihrem Messestand einladen. Hier bietet sich die Chance, bestehende Kontakte zu pflegen und über Innovationen zu informieren und nebenbei auch für Leben am Messestand zu sorgen. Denn dort wo bereits Menschen sind, werden sich aus Neugier auch andere Messebesucher einfinden. Unternehmensziele müssen im Vorfeld festgesetzt werden, um das Messeziel nicht aus dem Auge zu verlieren und systematisch zu erreichen.
Tipp 5: Give-Aways und kleine Geschenke
Das Messepersonal sollte mit genügend kleinen Geschenken für die Messebesucher ausgestattet sein. Zum einen ist ein kleines Geschenk eine schöne Einleitung, um ein Gespräch zu beginnen. Zum anderen freut sich der Messebesucher darüber, was dazu führt, dass das Unternehmen ihm positiv im Gedächtnis bleibt. Natürlich sollte man darauf achten, dass die Geschenke auch eine gewisse Funktionalität besitzen und am besten noch mit dem Firmennamen versehen sind. Es sollte nicht nur zusätzlicher Ballast sein, der mit rumgeschleppt werden muss. Außerdem sollte das Messeteam darauf achten, Infomaterial mit kleinen Notizen zu versehen, da diese persönlicher wirken und somit nicht so schnell weggeworfen werden.
Tipp 6: Professionelle Nachbearbeitung der gesammelten Kundenprofile
Es empfiehlt sich, gleich nach der Messe aktiv zu werden und die gesammelten Kundendaten zu bearbeiten und abzutelefonieren, damit die ganze Mühe während der Messe auch ihre Früchte tragen kann. Dafür ist es wichtig, für das Messepersonal im Vorfeld einen Messebogen zu erstellen, in dem die Eckdaten des Kunden erfasst werden. Es versteht sich von selbst, dass diese Bögen mit Prioritäten versehen sein sollten. Die Arbeit einer Messe endet somit eigentlich nicht am letzten Ausstellungstag, sondern beginnt jetzt erst für das Messepersonal und sein Unternehmen. Bereits bestehende Kundenkontakte und potentielle Kunden sollten schnellst möglich kontaktiert werden. Es empfiehlt sich gewünschtes Infomaterial nicht nur zu verschicken sondern die neuen Adressen nochmals telefonisch zu kontaktieren, um einen Termin zu vereinbaren. Deshalb sollten alle Daten und Gespräche bereits während der Messe protokolliert und mit Inhalt des Gesprächs und Gesprächspartner versehen werden. Infomaterial, das ohne persönliche Ansprache verschickt wird, landet wahrscheinlich ohnehin im Mülleimer. Die Mühe lohnt sich also!
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