Die Teilnahme an einer Messe ist für Unternehmen oftmals eine wertvolle Chance neue Kunden zu gewinnen und bestehende davon zu überzeugen, immer noch der richtige Partner zu sein. Messen spielen eine wichtige Rolle im Marketing-Mix, weshalb es wichtig ist ihr volles Potenzial zu nutzen.

Gerade für Messe-Neulinge wirft der erste Messeauftritt einige Fragen auf: Wann beginne ich mit der Vorbereitung? Welche Kosten entstehen? Wie buche ich eine Messe? Aber auch für Aussteller mit ein paar Messeauftritten auf dem Buckel ist es immer wieder eine neue Herausforderung. Wir haben  in sechs Schritten zusammengefasst, wie Ihr nächster Messeauftritt zu einem Erfolg wird.

Schritt 1: Die Auswahl der richtigen Messe

Bei der Frage nach der richtigen Messe, muss zuerst danach gefragt werden, welche Ziele Sie bei Ihren Messeauftritten verfolgen. Wollen Sie potenzielle Kunden kennenlernen, Stammkunden pflegen, Produktneuheiten präsentieren oder Ihr Image verbessern? Von der Wahl der Messeziele hängt Ihre gesamte Messeplanung ab. Vom Messestanddesign über die Besuchereinladung, bis hin zur Auswahl des Messeteams.

Wer klare Ziele definiert, kann im Nachhinein messen, ob der Messeauftritt Erfolgreich war. Wie viele Kontakte sind zustande gekommen,  wie viele Newsletter wurden verschickt, welche Aufträge sind zustande gekommen? Wer konkrete Ziele definiert und nach dem Auftritt abgleicht, weiß was er nächstes Mal besser machen sollte.

Folgende Fragen sollten Sie sich bei der Auswahl der Messeveranstaltung stellen:

  • Passt die Messe zu meinem Produkt- und Dienstleistungsportfolio?
  • Ist meine Zielgruppe auf der Messe anzutreffen?
  • Wie steht es um die Besucherzahl und den Bekanntheitsgrad der Messe?
  • Ist meine Konkurrenz auch auf der Messe vertreten?

Nachdem die Auswahl der Messeveranstaltung getroffen wurde, stellt sich die Frage wie viel Geld das Unternehmen investieren möchte. Für eine Übersicht sorgt ein Budgetplan der alle Kosten im Rahmen der Messe aufführt.

  • Standmiete und Betriebskosten (Strom, Wasser, Entsorgung
  • Kosten für den Messebau
  • Kosten für Vor-Ort-Service wie Essen, Kommunikationsmaterial und Geschenke
  • Kosten für Logistik
  • Personal- und Reisekosten (Kalkulatorische Kosten für Mitarbeiter, externe Mitarbeiter, Hotel)
  • Sonstiges (Schulung des Messeteams)

Planen Sie sicherheitshalber noch eine Puffer für unvorhersehbare Kosten ein. 

Schritt 2: Die Messevorbereitung

Eine gute Messevorbereitung bedarf Planung. Im Idealfall entscheiden Sie sich nicht 4 Wochen vor Messebeginn für die Teilnahmen, sodass Sie genügend Zeit haben um Ihren Messeauftritt in Etappen planen können. Je nachdem wie viel Sie selbst organisieren, sollten Sie einen Zeitplan erstellen, mit den jeweiligen Anmeldefristen wie z.B. Telefon- und Internet, Elektro- und Wasserinstallationen, Eintragung in den Messekatalog, Aussteller- und Aufbauausweise, Parkberechtigungen, Gratis-Eintrittskarten für Mitarbeiter, Stammkunden und Lieferanten. Oftmals unterstützt Sie Ihr Messebauer bei  den entsprechenden Anmeldungen.

Kommunizieren Sie Ihren Messeauftritt! Nutzen Sie die E-Mail-Signatur und Ihren Newsletter. Nutzen Sie Ihre Webseite und Social Media um auf Ihren Auftritt hinzuweisen. Schalten Sie Anzeigen in den wichtigsten Medien. Locken Sie zusätzliche Besucher durch Verlosungen an Ihren Messestand. Verschicken Sie Einladungen oder lassen Sie Ihr Vertriebsteam Neukunden identifizieren und telefonisch akquirieren. Machen Sie bei einer Zusage direkt einen Termin aus.

Schritt 3: Das Messesstand-Konzept

Der Messestand ist das Aushängeschild Ihres Unternehmens. Er ist der Dreh- und Angelpunkt für einen erfolgreichen Messeauftritt. Ein perfekter Stand orientiert sich an den Messezielen Ihres Unternehmens und sollte dementsprechend immer weiterentwickelt und angepasst werden. Bei einem professionell geplanten Messestand gibt es viele Details, die zu beachten sind, wie z.B. der richtige Standort in der Halle, der gekonnte Einsatz von Farben, Beleuchtung und Medientechnik, um nur einige zu nennen. Ein gut Designter Messestand lockt potenzielle Neukunden an und sorgt für einen hohen Wiedererkennungswert Ihres Unternehmens.

Wichtig zu beachten, nicht alle Besucher wollen angesprochen werden. Vielmehr möchten Sie sich erst einen Eindruck über das Angebot verschaffen. Prospekte und Kataloge sind ein sehr unverbindliche Möglichkeit, diesen Besuchern trotzdem etwas anzubieten. Kleine Snacks und Getränke werten die Atmosphäre auf und eigenen sich gut als Einleitung. Der richtige Zeitpunkt für die Ansprache ist entscheidend.

Messebesucher richtig ansprechen das e-book

Der Einsatz von Multimedia wie z.B. Touchscreens, Videos und Slide-Shows machen den Besuch Ihres Messestandes zu einem interaktiven Erlebnis für alle Sinne. Messestandbesucher können so Produkte zum Teil direkt ausprobieren oder Produktinformationen selbständig abrufen und so entscheiden, was für sie relevant ist. Viele moderne Messestände setzen auf Laufsprecher, Monitore und Tablet-Ständer um Leads zu generieren.

Neuigkeiten und Messe-Sonderangebote können dazu genutzt werden, dem Kunden einen echten Mehrwert zu liefern. Präsentieren Sie Ihren Kunden neue Produkte, Innovationen oder Sonderangebote um ihr Interesse zu wecken und ins Gespräch zu kommen.

Bleiben Sie in Erinnerung. Die einfachste Möglichkeit besteht darin Ihren Kunden etwas mitzugeben. Ein Tag auf der Messe kann für die Besucher anstrengend sein, weshalb Sie besonders die Zeit nach der Messe nutzen können, um Sie erneut ins Gespräch zu bringen. Neben Flyern und Informationsbroschüren eignen sich auch kleine Werbegeschenke, die mit dem eigenen Firmenlogo versehen sind.

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Schritt 4: Die richtigen Mitarbeiter für den Messeauftritt auswählen

Ein wichtiger Faktor neben dem richtigen Ambiente am Messestand ist das Auftreten Ihrer Mitarbeiter. Als Ansprechpartner auf der Messe repräsentieren Ihre Mitarbeiter am Stand Ihr Unternehmen. Deshalb ist es ratsam sehr genau darauf zu achten, welche Mitarbeiter am Messestand vertreten sein sollen. Ein seriöses und gepflegtes Auftreten sowie ein unaufdringliches Verhalten sind die Grundvoraussetzung für eine gelungene Präsentation Ihres Unternehmens.

Schulen Sie Ihr Messeteam im Bereich Gesprächsführung, Produktpräsentation, Infomaterial und die schriftliche Dokumentation von Gesprächen. Essen oder das Benutzen des Smartphones am Messestand wirkt uneinladend. Namensschilder wirken professionell und ermöglichen eine leichtere Ansprache. Ein Messestand ist schlussendlich nur so gut wie sein Team.

Schritt 5: Anreise und Messetage

Mit Blick auf die passende Unterkunft für die Mitarbeiter lohnt es sich früh zu suchen. Ein Blick in den Besucherprospekt lohnt sich meistens. Hier erhalten Sie sämtliche Informationen zu den An- und Abreisemöglichkeiten, sowie Unterkünften. Nutzen Sie hierzu auch den Vermittlungsservice der Messegesellschaft.

Anschließend sollten Sie sich darum kümmern, dass alle Ausstellungsstücke das Messegelände rechtzeitig erreichen. An manchen Messestandorten ist die Zufahrt nur zugelassenen Logistikunternehmen vorbehalten, dies muss vor der Beauftragung abgeklärt sein. Denken Sie auch an den Rücktransport der Materialien nach dem Ende der Messeveranstaltung.

Schritt 6: Nach der Messe ist vor der Messe

Nach der Messe sollten Aussteller die Zeit nutzen, um den Erfolg der Veranstaltung zu bewerten. Was war besonders gut? In welchen Bereichen sind Anpassungen notwendig? Sammeln Sie dazu Feedback von Ihrem Messeteam. Wenn konkrete Ziele formuliert wurden, wie in Schritt 1 erwähnt, kann ein Soll-Ist-Vergleich gemacht werden, der Auftritte in Zahlen und Fakten vergleichbar macht. Vergessen Sie nicht sich bei Ihren neuen Kontakten zu melden. Ein Anruf oder eine E-Mail kurz nach der Messe bringen Sie zurück in die Erinnerung und signalisieren Wertschätzung und Interesse.

Als Full-Service Messebauer sind wir darauf spezialisiert unseren Kunden alle Leistungen rund um einen erfolgreichen Messeauftritt anzubieten. Kontaktieren Sie unverbindlich für weitere Informationen.